Damit Bestellungen über unzählige Kostenstellen hinweg reibungslos ablaufen und damit der Geschäftsbetrieb planmäßig abgewickelt werden kann, müssen Supply-Chain-Dokumente sowohl im Ein- als auch im Verkauf bearbeitet werden. Um die Digitalisierung und die damit verbundene Automatisierung dieser Prozesse kümmert sich der finnische Anbieter von Finanz- und Beschaffungslösungen, OpusCapita.   

OpusCapita nutzt finnisches Digitalisierungs-Know-how, um die Kontinuität im operativen Geschäft seiner Kunden sicherzustellen. „Ob die Beschaffung von Kleinteilen, wie Muttern und Schrauben, Auftragsbestätigungen für dringend benötigtes Baumaterial, Rechnungen für die Wartung von Industriekränen, oder Materialbestellungen aus Stücklisten und Sonderteilen im Ersatzteilgeschäft: Unser Ziel ist es, Prozesse im gesamten Lieferantenkreis durchgängig, End-to-End, zu digitalisieren“, sagt Robert Saenger, Leiter, eProcurement / Source2Pay.

„Wir ermöglichen auch dem einzelnen Lieferanten, eine Verkaufsrechnung im elektronischen Format zu erstellen und zu versenden“, Saenger weiter. Im Mittelpunkt dieses Services steht die Verwaltung von gewaltigen Datenströmen. Für Anforderungsprozesse oder Bestellgenehmigungen des Tagesgeschäfts sollten Waren und Dienstleistungen katalogisiert und in einem Webshop zur Verfügung gestellt werden. Eingegangene Rechnungen werden verarbeitet und dem richtigen Konto zugeordnet. 

Europäische Industrie-Standards als Grundlage

Durch die Anwendung industriespezifischer EDI-Formate, anhand derer Daten weitergeleitet und ausgetauscht werden, ist OpusCapita in der Lage, Prozesse einfach und schnell zu implementieren. Europäische Standards wie Peppol stellen die Compliance mit EU-weiten Regularien als auch die Interoperabilität der Systeme sicher.

„Unternehmen haben oft Rahmenverträge mit bevorzugten Lieferanten ausgehandelt, aus deren Katalog sie bestellen“, sagt Saenger. „Jeder, der zudem über das Peppol-Netzwerk bei uns andockt, kann Daten in allen, für ihn relevanten, Geschäftsdokumenten elektronisch an jedes dort bereits einbezogene europäische Unternehmen senden.“   

Dies bietet einen unschätzbaren Mehrwert, welchen Unternehmen nordischer Länder seit langem nutzen. Saenger erläutert: „Auch wenn Lieferanten noch nicht an das Peppol-Netzwerk angeschlossen sind, besteht die Möglichkeit, den elektronischen Datenverkehr per Routing an einen anderen Anbieter – oder direkt über das OpusCapita-Business-Netzwerk – weiterzuleiten.“ OpusCapitas Kunden können deshalb Leistungen von bereits bestehenden Geschäftspartnerschaften über verschiedene Netzwerke und Kanäle beziehen.

Kompatibilität gilt auch für maßgeschneiderte Lösungen

Vom Ein- bis zum Verkauf deckt OpusCapita mit seinen Finanz- und Beschaffungslösungen alle Prozessschritte ab. Obwohl Standards die Basis bilden, lässt sich der Markt nicht mit einer einzigen Lösung zufriedenstellen. Die Anwendung hängt stets vom Einzelfall ab. 

„Der Digitalisierungsgrad fällt bei jedem Unternehmen unterschiedlich aus“, so Saenger. „Je nach Entwicklungsstand der verschiedenen Kunden, passen wir unsere Lösung an bestehende Strukturen an. Wir sind ein pragmatisches Unternehmen im finnischen Sinne und schauen uns die jeweiligen Pain-Points genau an, um Lücken dort zu füllen, wo nötig.“ 

Weniger Komplexität, höhere Datensicherheit und Präzision

„Alles, was manuell berührt wird, ist zeitaufwändig und fehleranfällig“, sagt Saenger. „Durch die End-To-End Digitalisierung von Ein- und Verkaufsdokumenten werden Prozesse nicht nur vereinfacht, sondern auch präzisiert. Mit anderen Worten: Die Bearbeitung des Vorgangs wird über die gesamte Lieferkette zuverlässiger.“

Letztendlich hilft OpusCapita Unternehmen, wichtige   Geschäftsaktivitäten durch Kontinuität in der Beschaffung am Laufen zu halten. „Wir bauen Komplexität ab,“ schlussfolgert Saenger. „Jeder, der über eine elektronische Adresse verfügt, kann mit uns elektronisch Bestellungen aufnehmen, eine Rechnung erstellen und Auftragsbestätigungen empfangen sowie senden.“

eProcurement-Lösung - OpusCapita

OpusCapita in Zahlen:

• 1 Mio. Organisationen
•  Internationales Netzwerk mit   über 1 Mio. Organisationen.
• 100 Mio. Transaktionen
•  Wir sorgen für Millionen von   elektronischen Transaktionen.
• ~1700 Kunden
•  Wir haben Kunden in mehr als 50 Ländern.
• ~250 Mitarbeiter
•  Führend bei E-Transaktionen seit 4 Jahrzehnten.

Text: Nora Fritzsche