Valtionvarainministeriö ja tutkijat ovat arvioineet, että vuosittaisista yli 30 miljardin euron julkisista hankinnoista voitaisiin säästää vuosina 2023–2027 yli 500 miljoonaa euroa vuodessa. Vuonna 2031 voidaan yltää jo 800 miljoonan euron vuotuisiin säästöihin tinkimättä kuitenkaan hankintojen laadusta.
PTCS:n asiantuntijat ovat oiva apu hankintojen tehostamisessa.
– Tarjoamme esimerkiksi hyvinvointialueille apua säästöohjelmien laadintaan, jotta ne voivat tehdä hankintoja aiempaa kustannustehokkaammin laadun kuitenkaan kärsi-mättä, sanoo PTCS:n osakas Jussi Pyykkönen.
Pyykkönen tuntee julkishallinnon varainkäytön, sillä hän on ollut laatimassa 13 valtion budjettia ja lisätalousarviota.
Hänellä ja PTCS:n 30 muulla asiantuntijalla on laaja-alainen osaaminen julkishallinnon hankinnoista, erityisesti ict-, turvallisuus-, ja allianssihankinnoista sekä sote- ja työllisyyspalvelujen ulkoistuksista.
”Tarjoamme esimerkiksi hyvinvointialueille apua säästöohjelmien laadintaan, jotta he voivat tehdä hankintoja aiempaa kustannustehokkaammin laadun kuitenkaan kärsimättä."
Säästöohjelman laatiminen lähtee hankintojen päämäärien arvioinnista: mitkä ovat tavoitteet ja niiden prioriteetit. Lisäksi varmistetaan markkinoiden kilpailu, joka on edellytys säästöille.
– Teen parhaillaan asiakkaallemme säästöohjelmaa, jonka avulla kyseinen organisaatio voi tulevaisuudessa säästää miljoonia euroja, Pyykkönen sanoo.
Säästöjä saavutetaan jo sillä, että PTCS:n asiantuntija otetaan mukaan avustamaan asiakasorganisaatiota vaikkapa laajan ict- tai turvallisuushankintaprosessin ajaksi. Kunkin hankinnan osalta päätöksenteko käynnistyy analyysista, jonka ensimmäinen vaihe on oman tuotannon ja ostopalveluiden vertailu. Jos hankinta päädytään tekemään organisaation ulkopuolelta, päätetään hankintamallista eli kuinka monelta toimijalta hankitaan, millaisella ja kuinka pitkällä sopimuksella sekä miten palkkiot ja sanktiot määräytyvät.
Markkina-analyysi on aivan keskeinen osa hankinnan taustatyötä.
”Autamme asiakastamme luomaan sopimuksen, joka vastaa parhaalla mahdollisella tavalla organisaation tarpeita."
– Selvitämme asiakkaan puolesta mitä tuotteita tai palveluja on tarjolla sekä millä hinnoilla ja ehdoilla niitä on saatavilla. Autamme asiakastamme tekemään sopimuksen, joka vastaa parhaalla mahdollisella tavalla organisaation tarpeita niin, että sopimusta on helppo soveltaa käytännössä, Pyykkönen kertoo.
Hankintojen esiselvitykset, riskien kartoitus sekä vaikuttavuuden ja kustannusvaikutusten arviointi kannattaa aloittaa noin puoli vuotta ennen hankinnan kilpailutusta. Huolella tehty esityö varmistaa, että hankintaprosessin lopputulos on laadukas, kustannustehokas ja siitä saadaan maksimaalinen hyöty irti.
Teksti: Jukka Nortio
