Miksi ulkoistaa yrityksen palkkahallinto? Eikö ole parempi pitää langat oman HR:n hyppysissä, niin asiat pysyvät varmasti tallessa ja ajan tasalla? Jos yritys on pieni, ei varmasti kannata maksaa siitä, että joku ulkoinen taho hoitaa henkilöstön palkkojen maksun… 

SD Worxin liiketoimintajohtaja Petteri Hannula ja ulkoistusliiketoiminnan johtaja Ellika Willgren kumoavat kaikki edellä mainitut ennakkoasenteet ja väärät luulot. 

– Palkkahallinnon ratkaisujen ulkoistaminen on kustannustehokasta ja keventää yrityksen hallinnollista taakkaa. Se on myös riskienhallintaa, kunhan kumppanilla on prosessit ja tietoturva-asiat kunnossa, Petteri Hannula toteaa.

– Ulkoistaminen mahdollistaa ennakoitavuuden, alan tuoreimman asiantuntemuksen sekä best practise -käytännöt. Se vaikuttaa suoraan tehokkuuteen ja laatuun, Ellika Willgren täydentää.

”Palkkahallinto on aikataulukriittistä ja sensitiivistä. Huonosti hoidettuna se vaikuttaa henkilöstön motivaatioon ja työnantajamielikuvaan."

Palkkahallinnon ulkoistaminen tuo yrityksen johdolle ennen kaikkea mielenrauhaa, sillä palkanmaksun sujuminen on yksi tärkeimmistä hyvän henkilöstöhallinnon pilareista. 

– Palkkahallinto on aikataulukriittistä ja sensitiivistä. Huonosti hoidettuna se vaikuttaa henkilöstön motivaatioon ja työnantajamielikuvaan, Petteri Hannula sanoo.

Ellika Willgren nostaa esiin myös skaalautuvuuden yhtenä ulkoistettujen palkkahallinnon palveluiden etuna. Kun yritys kasvaa tai henkilöstössä tapahtuu muutoksia, on myös palkkahallinnon muutokset helppo toteuttaa.

Kokeile vuokraamalla palkka-asiantuntija

Ensimmäinen askel yrityksen palkkahallinnon ulkoistamiseen on usein vuokrapalkanlaskijan käyttäminen. Vuokrapalkanlaskija työskentelee kuin asiakasyrityksen oma palkka-asiantuntija, vaikka onkin töissä ulkoisella kumppanilla. 

Ellika Willgrenin mukaan tarve vuokrapalkanlaskijalle tulee usein yritykselle yllättäen, esimerkiksi oman palkanlaskijan sairastuessa tai irtisanoutuessa, jolloin myös henkilöstöhallinnon riskit realisoituvat. Tällöin asiantunteva ulkoistuskumppani voi tarjota nopeasti apua, tutustua asiakasyrityksen tarpeisiin sekä alkaa työstää räätälöityä ulkoistusopimusta. Vuokrapalkanlaskija voi myös vapauttaa yrityksen talousosaston ja HR:n resursseja muuhun käyttöön.

Ulkoistettu palkkahallinto vähentää konkreettisesti henkilöriskejä. Yksittäiset sairastumiset tai lomat eivät vaikuta palvelun laatuun, kun yhden henkilön sijaan taustalla on tiimi.  

– Kriisitilanteissa huomataan prosessin akilleenkantapäät ja haavoittuvuus tulee esille. Vuokrattu palkka-asiantuntija voi tukea prosessin rakentamista. Samalla voidaan tarjota asiantuntijapalveluita muihinkin henkilöstöhallinnon tarpeisiin, Petteri Hannula sanoo.

Palkkahallinnon lisäksi SD Worx tarjoaa muun muassa HR-palveluita, matkustuksenhallinnan palveluita, neuvonta- ja arkistointipalveluita sekä uutena palveluna työsuhdejuridiikka käsittäen vero- ja lakineuvontapalvelut.

Valitse oikea kumppani

SD Worx tarjoaa palveluitaan pienille, keskisuurille ja suurille yrityksille sekä kansainvälisille toimijoille. Palveluiden painotus ja asiantuntijatiimin koko vaihtelevat asiakasyrityksen koon mukaan. Petteri Hannulan mukaan keskeistä onkin palvelun räätälöinti asiakkaan tarpeita vastaavaksi. Pienillä asiakkailla toimitaan osana HR-tiimiä, ja isommille asiakkaille tehdään kehittämishankkeita ja datan hallintaa. 

SD Worxin näkemys on, ettei alle tuhannen henkilön yrityksen kannata hoitaa itse palkkahallintoaan. Pienissä yrityksissä ulkoistaminen vähentää henkilöriskejä, ja suurissa yrityksissä se lisää kustannustehokkuutta sekä laatua. Ulkoistusprosessissa voidaan yhdistää järjestelmiä kustannustehokkaasti ja lisätä läpinäkyvyyttä.

– Tiimi valitaan myös asiakasyrityksen toimialan mukaan, jolloin asiakasta palvelevat alan työehtosopimuksen asiantuntijat.  Asiantuntevan ulkoistuskumppanin avulla voidaan kehittää yrityksen koko HR-prosesseja ja lisätä näin tehokkuutta. Voimme tarjota neuvontapalveluita laajastikin, Ellika Willgren lupaa.  

– Kaikki yritykset voivat hyötyä palkkahallinnon ulkoistuksesta, mutta kumppani kannattaa valita huolellisesti. Kun kumppani tarjoaa palvelun omilla ohjelmistoillaan, voidaan helposti huolehtia lainsäädäntömuutoksista ja varmistaa pysyminen kehityksen kärjessä. Laatuaspekti on kumppanin valinnassa tärkeässä roolissa. Palvelun tulee olla auditoitua ja laatusertifikaatit kunnossa, Petteri Hannula summaa. 

Lue lisää SD Worxin palveluista täältä: sdworx.fi