Vuosikymmenten ajan räätälöitävyydestä nauttineet työntekijät ovat uuden tilanteen edessä, kun organisaatio siirtää tietojärjestelmänsä pilveen. Muutosjohtaminen on avainasemassa, kun hankkeesta halutaan parhaat tehot irti.

Talous- ja henkilöstöhallinnon, hankintaketjun ja logistiikan kaltaiset liiketoiminta-alustat ovat kiihtyvää tahtia siirtymässä konesaleista erilaisiin pilvipalveluihin. Selkeältä kuulostava prosessi tuo mukanaan monia muutoksia ja suoranaisia yllätyksiä.

Yllätyksistä suurin on yleensä se, että merkittävin muutos tapahtuu teknologian sijaan ihmisissä.

– Pilvipalvelujen avulla organisaatio saa käyttöönsä alan edistyksellisimmät tekniset työkalut ja parhaiksi osoittautuneet käytännöt, toteaa toiminnanohjauksen ja tiedolla johtamisen ratkaisuja kehittävän Attido Oy:n myyntijohtaja Timo Jääskeläinen. 

– Mitalin toiselta puolelta löytyvät standardit, jotka aluksi tuntuvat monelle käyttäjälle sangen jäykiltä ja hankalasti omaksuttavilta.

Kun järjestelmät ovat aiemmin taipuneet organisaation prosesseihin, edessä on täyskäännös. Monesta tuntuu, että vuoren on yhtäkkiä mentävä Muhammedin luo. Muutosvastarinnan voittaminen edellyttää huolellista perehtymistä organisaation kulttuuriin ja ihmisten toimintatapoihin.

– Liiketoiminnan prosesseja on usein ravisteltava rajusti, Timo Jääskeläinen painottaa. 

– Hallittu siirtyminen uuteen järjestelmään edellyttää asiantuntevaa muutosjohtamista hankkeen jokaisessa vaiheessa.

Onnistunut muutosjohtaminen aloitetaan jo ennen kuin ruuviakaan on käännetty vanhassa konesalissa. Vanhojen liiketoimintaprosessien huolellinen selvitys auttaa määrittämään käyttöönoton strategian ja sitouttamaan prosessien omistajat uuteen tilanteeseen.

– Määritysvaiheen aikana selviää myös paras tapa hoitaa projektin kulku, Timo Jääskeläinen painottaa. 

– Siirto tehdään niin, että päivittäinen toiminta jatkuisi mahdollisimman häiriöttömänä koko ajan.

Tehokas tekninen läpivienti on luonnollisesti tärkeää. Toinen onnistumisen kannalta kriittinen hetki koittaa, kun kaikki on paikoillaan.

– Kun uusi järjestelmä on valmiina, toimittajan rooli pysyy edelleen tärkeänä, Timo Jääskeläinen korostaa. 

– Asiantunteva käyttöönoton koulutus ja jatkuva valvonta varmistavat sen, että organisaatio siirtyy uuteen arkeen sujuvasti.

Olennaisinta on henkilöstön roolin ja merkityksen tiedostaminen; organisaation tärkeimmän voimavaran mukana myös tietojärjestelmien pilveen siirto seisoo tai kaatuu.

Taidokas muutosjohtaminen auttaa. Kun henkilöstö saadaan yhteisen asian taakse, organisaatio on valmis – vaikka sitten siirtämään vuoria.