Vuonna 1996 perustettu Confedent International on järjestänyt historiansa aikana yli 500 tieteellistä tapahtumaa, kongressia ja kokousta. Suurin osa tapahtumista on kansainvälisiä. Palveluvalikoimaan kuuluvat kaikki tapahtumiin liittyvät järjestelyt.   

Yrityksen tarjoamien palvelunimikkeiden lista onkin pitkä: Tapahtuman koordinointi, virtuaalitoteutus, ilmoittautuminen, taloushallinto, tapahtumapaikan järjestelyt, abstraktit, majoitus, markkinointi, logistiikka, oheisohjelmat, näyttely ja sponsorointi sekä sovellus ja verkkosivut. 

– Autamme tieteellisiä tapahtumia isännöiviä tahoja keskittymään omaan ydintoimintaansa, eli tieteellisen sisällön käsittelyyn. Me teemme tapahtumajärjestelyihin liittyen heidän puolestaan kaiken muun, kertoo Confedent Internationalin kongressipäällikkö Riikka Louhivuori.

Jokainen tapahtuma on yksilöllinen

– Tyypillisesti prosessi etenee niin, että saadessamme esim. yliopistolta yhteydenoton tieteellisen tapahtuman järjestämiseksi Suomessa, pidämme heidän edustajiensa kanssa neuvottelutapaamisen. Kuulemme asiakkaamme tarpeet ja toiveet, sekä mietimme yhdessä mitä palveluita tapahtumaan pitäisi sisältyä. Annamme myös ehdotuksia pitkän kokemuksemme perusteella. Jokainen tapahtuma on yksilöllinen, kahta samanlaista ei ole. Myös tila jossa tapahtuma järjestetään, valitaan tapahtuman luonteen mukaan. Suunnitelman esittämisen ja tarjousmenettelyn jälkeen aloitamme tapahtuman toteuttamisen.

Suunnittelun ytimessä on aikajana, eli tapahtuman kronologinen eteneminen siten, että se palvelee parhaiten tapahtuman vaatimuksia. 

– Tärkeimpiä työkalujamme on laadukas kongressinhallintajärjestelmä EventsAir, jonka avulla mm. ilmoittautuminen, majoitus, maksuliikenne sekä tieteellisten abstraktien käsittely tapahtuu sujuvasti ja turvallisesti SSL-salatussa verkossa, kertoo Louhivuori.

Kunkin tapahtuman ilmoittautumislomake mietitään yksilöllisesti asiakkaan tarpeiden ja tapahtuman visuaalisen ilmeen pohjalta. Kyseessä on usein laaja kokonaisuus, johon kerätään tarvittavat osallistujatiedot online-lomakkeella.

”Autamme asiakastamme keskittymään omaan ydintoimintaansa."

– Majoitustoiveiden ja -varausten lisäksi ilmoittautuessa tuodaan julki mm. yhteystiedot, retket ja vierailut, erikoisruokavaliot, iltajuhlat ja mahdolliset viisumikutsutiedot.
Myös osallistumismaksut ja niihin liittyvät järjestelyt tehdään samassa yhteydessä. Järjestämme myös osallistujatodistukset ja käytännön ilmoittautumisen tapahtumapaikalla. Lisäksi pidämme asiakkaamme tietoisina ilmoittautumisprosessista raportoimalla siitä heille. 

– Majoituksen suhteen pyrimme tarjoamaan eri vaihtoehtoja. Kokeneena tapahtumajärjestäjänä olemme saaneet luotua hyvät suhteet ja luotettavan yhteistyön eri majoitustahojen kanssa. Keskimäärin ilmoittautumisesta tapahtuman alkuun menee aikaa puolesta vuodesta vuoteen, Louhivuori sanoo.   

Abstrakteja, digitalisoitumista ja kestävää kehitystä 

Confedent International ei kilpaile perinteisten tapahtumajärjestäjien kanssa, vaan painopiste on selkeästi suuren kokoluokan kansainvälisissä tilaisuuksissa. Tilaisuuksien osallistujamäärät ovat harvoin alle sata henkeä, keskimäärin osallistujia on 300–400. Myös yli tuhannen hengen tapahtumia yritys on järjestänyt. Lisäksi Confedent International järjestää mahdollisten ulkopuolisten kaupallisten toimijoiden osallistumisen tapahtumiin, sekä niihin liittyvät tarvittavat tuote-, palvelu- ja laite-esittelyt.

Koska painopiste on tieteellisissä tapahtumissa, ovat abstraktit keskeinen osa tapahtuman sisältöä. 

– Abstraktit ovat tutkimustiivistelmiä, joita alalla toimivat tieteen harjoittajat laativat ja lähettävät ehdolle julki tuotaviksi ja käsiteltäviksi. Arvioijiksi valitut alan ammattilaiset arvioivat abstraktit, ja ehdottavat mitkä otetaan tapahtumassa käsiteltäviksi. Järjestämme luonnollisesti myös abstrakteihin liittyvät järjestelyt.

– Olemme kehittäneet myös virtuaali- ja hybridipalveluja jatkuvasti. Aiemmin tehtiin paljon painotöitä, nykyisin keskeinen työkalumme on konferenssiappi. Se on kaikille osallistujille toimitettava digitaalinen sovellus, johon on koottu kaikki oleellinen tapahtumaan liittyen. Virallisen sisällön ja aikataulutuksen lisäksi sovelluksesta löytyvät myös epäviralliset tiedot kongressiohjelmaan liittyen, esim. retkiä tai vierailuja ajatellen. Käytännön vinkkejä aina pukeutumisesta lähtien, toteaa Riikka Louhivuori.  

Yhteistyö perustuu luottamukseen

Tieteellisen tapahtuman onnistuminen on tärkeä asia. Eikä vähiten tapahtuman isäntäorganisaation kannalta. Tilaisuuden sujuvuus ja vierailijoiden tyytyväisyys ovat hyviä mittareita kuvaamaan tapahtuman onnistumista.

Mika Matikainen on urologian linjajohtaja ja ylilääkäri HUS Vatsakeskuksessa, ja toimii Meilahden ja Peijaksen sairaaloissa. Toimenkuvaan kuuluu kliinisen työn ja hallinnon lisäksi myös koulutusta ja tieteellistä toimintaa, sekä vaikuttamista alan yhdistyksissä ja ammatillisiin tapahtumiin osallistumista. Ohjelmassa on säännöllisesti myös koulutustapahtumien ja kongressien järjestämistä sekä järjestelytoimikunnassa toimimista. 

– Olen valmistunut lääkäriksi 1994 ja urologian erikoislääkäriksi 2004. Urologian parissa olen toiminut jo tutkija- ja erikoistumisaikana. 1990-luvun puolelta ovat myös ensimmäiset muistoni osallistumisista urologian alan koulutustapahtumiin. Alussa vierailijana, esim. Suomen Urologiyhdistyksen järjestämillä ’Urologian Talvipäivillä’. Muistan myös Confedent Internationalin tapahtumien toteuttajana pitkältä ajalta, kertoo Mika 
Matikainen.

Huolellinen suunnittelu kaiken perustana

– Toimin vuosina 2007–2008 sihteerinä Suomen Urologiyhdistyksessä (SUY), jolloin teimme jo säännöllistä yhteistyötä Confedentin kanssa. 2011 toimiessani vielä TAYS:ssa, olin pohjoismaisen urologikongressin järjestelytoimikunnassa. Confedent oli tapahtuma-
toimistona myös silloin. Vuodesta 2017 olen ollut yhdistyksen johtokunnan jäsen. ’Urologian Talvipäivät’ järjestetään joka vuosi, eri puolilla Suomea, paikkakuntaa vaihdellen. Olemme aina välillä kilpailuttaneet tapahtuman eri tapahtumajärjestäjien kesken, mutta tähän asti Confedent on kilpailutuksen voittanut ja valittu yhteistyökumppaniksemme. 

’Talvipäivät’, jonka SUY järjestää yhdessä Suomen Urologiset Hoitajat ry:n (URHOT) kanssa, on kansallinen tilaisuus, johon osallistuu 250–400 henkeä. Osallistujien joukossa on kliinisiä urologeja, urologiksi erikoistuvia, tutkijoita, urologisia sairaanhoitajia ja fysioterapeutteja. Astetta suurempi tapahtuma on pohjoismaisen urologiyhdistyksen NUF:n (Nordisk Urologisk Förening) kongressi, joka järjestettiin viime vuonna Suomessa, Helsingin Messukeskuksessa. Matikainen toimi kongressin järjestelytoimikunnan puheenjohtajana. Keskiviikosta lauantaihin kestäneeseen tapahtumaan osallistui noin 500 henkeä. Tapahtumaan sisältyi myös Pikku-Finlandiassa pidetty perjantain iltatilaisuus. 

”Onnistunut tapahtuma lämmittää kaikkien mieltä."

– Olemme aina luottaneet Confedentin osaamiseen suunnittelussa ja käytännön järjestelyissä. Kaikki lähtee valmisteluvaiheesta, joka nojaa huolelliseen, yhdessä hyväksyttyyn suunnitelmaan. Valmistelu kiteytyy ilmoittautumisprosessiin, siihen liittyvine lomakkeineen, nettisivuineen ja majoitusvarauksineen. Tapahtumainfran onnistuneeseen järjestämiseen, aina infotiskeistä, vierailijoiden majoittamisesta ja luennoitsijoiden fasiliteeteista lähtien, on helpompi luottaa, kun tietää että tapahtumatoimistolla on ymmärrystä ja kokemusta isoista tilaisuuksista ja lääketieteen alan tapahtumista. Ja etenkin taloushallinnon merkitys, eli tilaisuuden budjettisuunnittelu ja budjetin onnistuminen, ovat keskeisellä sijalla. Myös siinä Confedent on näyttänyt osaamisensa. On tarvittaessa vastannut myös ulkopuolisten, alan kaupallisten toimijoiden mukana olemisesta sekä niihin liittyneiden näyttely- ja esittelytilojen myymisestä, kertoo Matikainen.

Onnistumisen kokemukset lisäävät luottamusta

– Tapahtumista pyydetään palautetta tilaisuuden aikana ja sen jälkeen. Olemme perinteisesti käyneet Confedentin kanssa järjestetyn tapahtuman läpi loppupalaverissamme, jossa olemme käsitelleet saamamme palautteen ja vierailijakokemukset. Käytämme niitä hyväksemme tapahtumien edelleen kehittämisessä. Pääsääntöisesti palaute on ollut hyvin myönteistä, mikä luonnollisesti lämmittää tapahtumaisäntien ja -järjestäjien mieltä. Tietenkin joskus on tullut myös kritiikkiä, esim. näyttelytilaan tai ohjelmasisältöön liittyen, mikä on pyritty hyödyntämään jatkoa ajatellen. 

– Tieteellinen ohjelma, johon sisältyy usein sekä asiantuntijaluentoja että osallistujien tutkimustuloksia esitteleviä lyhyitä tieteellisiä esityksiä, kootaan järjestelytoimikunnan tieteellisen työryhmän toimesta. Tapahtumatoimiston osuus luennoitsijoiden käytännön asioiden, tieteellisten esitysten ehdokkaiden sekä valittujen esitysten järjestelyissä on kuitenkin merkittävä. Mitä isompi tapahtuma ja mitä suurempi määrä esityksiä, niin sitä tärkeämpää, että esitykset sujuvat jouhevasti ja ovat hyvin osallistujien löydettävissä ohjelmasta sekä tapahtuma-apista. Hyvään kongressikokemukseen kuuluu myös onnistunut sosiaalinen ohjelma.

Onnistunut tieteellinen tapahtuma perustuu molemminpuoliseen luottamukseen järjestelytoimikunnan ja tapahtumatoimiston välillä.

– Kun osapuolet tuntevat toisensa ja taustalla on onnistumisen kokemuksia yhteistyöstä, on myös luottamuksen ylläpitäminen helpompaa. Tapahtuman onnistuminen mitataan osin osallistujamäärällä, mutta erityisesti osallistujien tyytyväisyydellä. Olisi vaikea tehdä mittava tapahtuma yksin, ilman kokeneen ja osaavan tapahtumajärjestäjän apua, toteaa Matikainen. 

Teksti: Teemu Simola