Yritysesittelyjen, projektihallinnan dokumenttien, tarjousten ja talousraporttien luominen vanhojen tiedostojen päälle on useimmille tuttua puuhaa. Huomio keskittyy ulkoasun muokkaamiseen, sisällön päivittämiseen ja tietojen lisäämiseen. Aikaa tuhlaantuu, ja lopputuloksena on kokoelma tiedostoja, jotka heijastavat enemmänkin luojiensa persoonallisuutta kuin organisaation tahtotilaa.

Harva tulee ajatelleeksi, mistä tiedosto on peräisin, ja mitä se mahtaa sisältää. Pinnan alta, metatietojen tasolta, löytyy yllättävän usein kriittistä tietoa, jota ei tulisi välittää eteenpäin.

– Jokaisessa tiedostossa on näkymätöntä dataa, jonka tarkoituksena on auttaa sen elinkaaren hallintaa, Document Housen toimitusjohtaja Jarkko Ollikainen selittää. 

– Vanhan version päälle tekeminen tai sopivan pohjan hakeminen netistä altistaa organisaation tarpeettomille riskeille.

Ollikainen korostaa, että jokainen tiedosto on lähtökohtaisesti riski.

– Pohjien säilyttämisellle ja julkaisemiselle tulisi määrittää yhteisesti noudatettavat käytännöt. Niiden käytettävyyttä tulisi helpottaa automaatiolla, varmistaen, että ainoastaan master-versioita käytetään uusien tiedostojen luomiseen, Ollikainen sanoo.  

– Vaihtelevat manuaaliset käytännöt perustavinta laatua olevissa asioissa kuten nimeämisessä ja tallennuksessa tulisi muuttaa selviksi säännöiksi, joissa automaation tarjoamat mahdollisuudet on osattu ottaa huomioon. Luomisvaiheella on paljon enemmän vaikutusta tiedostojen hallintaan kuin useimmat tiedostavat. Prosessin saaminen oikeille raiteille alusta alkaen on avainasemassa.

Muutettaessa näitä visioita todellisuudeksi, helpot ja luontevat käytännöt toimivat tiukkoja ohjeistuksia paremmin, ja organisaatio saa käyttöönsä ajan tasalla olevan kokoelman tiedostopohjia liiketoimintansa edistämiseksi. Samalla kun tämä helpottaa tiedostojen tarkoituksenmukaista hallintaa, se säästää huomattavan paljon aikaa, kun työntekijöiden ei tarvitse taistella vanhojen pohjien kanssa eikä alituiseen etsiä viimeisimpiä versioita.