Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, muistuttaa vanha kansanviisaus.

Markkinointi- ja tapahtumatalo Marco Groupin partnerin ja luovan johtajan Pirjo Kivistön mukaan se on toimiva ohje myös erilaisten yritystapahtumien kohdalla.

– Huolellisen suunnittelun ja kiinnostavan sisällön merkitys on korona-aikana vain kasvanut, kun tapahtumia on viety verkkoon ja toteutettu hybridimallilla. Siihen ei riitä yksi web-kamera puhujapöntön vieressä, vaan toteutusta on mietittävä myös verkkoseuraajien näkökulmasta. Parhaimmillaan kokonaisuus on tv-tuotannon tasoa, tapahtumatoteutusten kokenut ammattilainen painottaa.

”Hyvä tapahtumatoimisto huomioi asiakkaan toiveet ja näkemykset, tekee eritellyn kustannuslaskelman ja kertoo yksityiskohtaisesti, kuinka projekti hoidetaan alusta loppuun".

Esimerkiksi hybridiseminaarissa se tarkoittaa parin tunnin ohjelmarunkoa, napakoita puheenvuoroja, selkeitä esitysmateriaaleja, tarkkaa aikataulutusta, vaihtuvia kuvakulmia, sujuvia esiintyjävaihtoja ja ammattimaista juontoa.

– Vartin kahvitauko, siitä kuuluva taustahäly tai tylsä taustamusiikki on varma tapa saada iso osa katselijoista pois linjoilta. Ja kerran sieltä lähtenyttä on vaikea saada takaisin, Kivistö tähdentää.

Hybridit tulivat jäädäkseen

Koronapandemian alkumetreillä tapahtumia siirrettiin kokoontumisrajoitusten vuok-si kiireesti verkkoon. Väliaikaiseksi ajatellusta toimintamallista on kuitenkin tullut etätyön tavoin uusi normaali, joka lisää jatkuvasti suosiotaan.

Kivistön mukaan erilaiset verkko- ja hybriditoteutukset ovat tulleet jäädäkseen, sillä niiden edut ovat kiistattomat.

– Verkkotapahtuma on osallistujien kannalta kätevä, tehokas ja edullinen, sillä se ei vaadi matkustamista. Samalla se säästää aikaa ja pienentää hiilijalanjälkeä, Kivistö muistuttaa.

Myös järjestäjä säästää kustannuksissa, kun esimerkiksi kalliit tilavuokrat, puhujien matkakulut ja tarjoilut jäävät parhaimmillaan kokonaan pois.

– Etäyhteyksien ansiosta tapahtumiin saadaan entistä helpommin myös nimekkäitä esiintyjiä, Kivistö muistuttaa.

Entä mitä kannattaisi ottaa huomioon, kun on valitsemassa verkko- tai hybriditapahtumalle toteuttajakumppania?

– Hyvä tapahtumatoimisto huomioi asiakkaan toiveet ja näkemykset, tekee eritellyn kustannuslaskelman ja kertoo yksityiskohtaisesti, kuinka projekti hoidetaan alusta loppuun. Näin vältytään tilanteelta, jossa toteutus ja laskutus jäävät asiakkaan mielestä kauaksi toivotusta tasosta, Kivistö tiivistää.

Teksti: Timo Sormunen